Mudanças na nota fiscal exigem atenção das empresas na reta final para adaptação à reforma tributária
Termina em 31 de julho o prazo de adaptação da reforma tributária do consumo. A partir de 3 de agosto, empresas enquadradas nos regimes de lucro presumido e lucro real passam a ser obrigadas a incluir nas notas fiscais os novos campos com as alíquotas de 0,1% de IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e 0,9% de CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços). Sem o destaque das alíquotas-teste dos novos tributos, os documentos fiscais serão automaticamente rejeitados pelos sistemas das secretarias de fazenda estaduais.
A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS (CGIBS) avaliam estender esse prazo depois de ofício enviado na semana passada pelo setor de TI, alertando sobre a falta de harmonização das regras e condições técnicas para a adequação dos sistemas fiscais. Até o momento, no entanto, não houve publicação de ato conjunto determinando nova data.
O tributarista Milton Fontes, sócio do Peixoto & Cury Advogados, destaca os transtornos gerados pela rejeição automática dos documentos fiscais: a empresa fica impedida de faturar, transportar mercadorias e concluir operações comerciais.
Na sua visão, o maior desafio para as empresas está na complexidade da adaptação tecnológica, que exige a atualização de ERPs, revisão de cadastros de produtos, reclassificação de operações e parametrização correta dos novos códigos tributários.
“Um simples erro de preenchimento poderá resultar na rejeição do documento fiscal. O maior risco para as empresas não é a futura aplicação de multas, mas a possibilidade de ver suas operações paralisadas por falhas na emissão de documentos fiscais”, alerta o tributarista.
A reforma tributária também vai alterar a dinâmica da fiscalização, já que erros comuns que antes podiam ser corrigidos ao final de um período de apuração ou exercício não poderão mais ser ajustados posteriormente de forma tão simples.
Fernanda Silveira, sócia da consultoria Simões Pires e professora de pós-graduação na UFMT e na PUC-MG, ressalta que a reforma exigirá total conformidade das companhias em tempo real.
“Caso a empresa não preste as informações mínimas exigidas pelo governo, ela sequer conseguirá emitir os seus documentos fiscais, o que, na prática, ensejará o bloqueio na origem de suas operações”, alerta.
Também para a advogada, o bloqueio operacional decorrente de uma nota fiscal rejeitada por não destacar os novos tributos a partir de 3 de agosto, caso não haja prorrogação, é mais grave do que a multa prevista na legislação. “Significa venda não faturada, carga não circulada, afetando o caixa das empresas. O custo, nesse cenário, passa a ser logístico e comercial, não apenas fiscal”.
Multas
A tributarista explica que, caso ocorram irregularidades em documentos já emitidos, o contribuinte receberá uma notificação prévia com prazo de 60 dias para regularização antes da aplicação de multas. Contudo, a partir de 2027, o cenário de punições se torna rigoroso.
A multa por omitir IBS e CBS pode atingir 100% do valor do tributo de referência por operação. Infrações sobre débitos não declarados ou créditos indevidos preveem multa de 75%, que pode ser majorada para 100% em casos de dolo, fraude ou simulação. Se houver reincidência em um período de três anos após a aplicação da multa de 100%, as novas penalidades serão elevadas para 150%.
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Levantamento da IOB realizado com 967 empresas de portes e regimes tributários diferentes mostra que apenas 5,18% dos entrevistados adequaram seus cadastros para incluir nos documentos fiscais os novos campos do IVA dual.
Pressão por prazo maior
Edgard de Castro, presidente da Afrac, diz que a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS estão avaliando a possibilidade de adiar o prazo de adaptação diante dos obstáculos técnicos que ameaçam o cronograma de transição não só das empresas, mas também dos municípios.
O principal gargalo apontado pelas empresas de tecnologia, explica, é o ritmo acelerado de mudanças regulatórias, o que impede o desenvolvimento e testes adequados dos sistemas. “É uma regra atrás da outra e muitas alterações em curto espaço de tempo”, explica.
Segundo Castro, a falta de uniformidade e harmonia nas regras estaduais e federais agrava o cenário. Um exemplo é a indefinição sobre a inclusão do IBS e da CBS, os novos tributos criados pela reforma tributária, no cálculo do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que será extinto gradativamente até 2032.
Embora os campos para o IBS e a CBS já estejam definidos nas notas técnicas desde o fim do ano passado, as constantes atualizações exigidas pelo governo – que envolvem regras relacionadas ao split payment, apuração assistida e APIs de controle — obrigam as softhouses a alterarem o mesmo sistema repetidas vezes.
“Na prática, o sistema que emite a nota é alterado várias vezes. O ideal seria consolidar e implementar o básico, primeiro, antes de avançar com novas modificações”, defende.
Outro obstáculo é a falta de adaptação dos municípios às regras da reforma tributária. De acordo com Castro, há prefeituras que sequer assinaram o convênio de integração com o repositório nacional e não fornecem informações aos contribuintes em seus portais, um trabalho que vem sendo realizado pelos contadores.
“A falta de integração afeta diretamente as empresas do Simples Nacional, que precisam migrar para o ambiente nacional de emissão de notas fiscais”, explica.
O cronograma de transição
– 1º de janeiro a 31 de julho de 2026: o preenchimento dos campos de IBS e CBS nos documentos fiscais é facultativo, sem aplicação de multas ou rejeição de notas;
– 3 de agosto de 2026: o preenchimento torna-se obrigatório para as empresas do lucro presumido e lucro real. Notas sem as informações de IBS e CBS passam a ser rejeitadas automaticamente;
– 1º de janeiro de 2027: o novo sistema tributário entra em vigor de forma plena para todas as empresas, com início do recolhimento da alíquota cheia de CBS, ainda não definida, e de 0,1% de IBS (0,05% estadual e 0,05% municipal).
