Errou na nota fiscal? Veja quando (e como) corrigir, cancelar ou emitir uma nova NF-e
Você, empresário, errou ao preencher a nota fiscal? Com as mudanças trazidas pela reforma tributária, essa situação pode ficar cada vez mais comum. E vamos contar aqui como proceder se isso acontecer.
A emissão do documento ganhou novos campos e informações que devem ser preenchidas: as empresas que estão nos regimes de Lucro Presumido e Real, por exemplo, já precisam incluir na nota os novos impostos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) desde o início deste mês de agosto.
Para as que estão no Simples Nacional, isso vira uma obrigação em janeiro de 2027.
Mas um erro na nota não significa, necessariamente, que será preciso cancelar o documento.
O primeiro passo é identificar exatamente o que foi preenchido de forma incorreta e qual impacto isso tem na operação.
Na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), usada principalmente nas operações de venda de mercadorias (e não serviços), o caminho pode ser uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e), o cancelamento propriamente dito ou ainda outras forma de regularização.
“O ideal é não emitir uma nova nota antes de verificar o procedimento adequado”, explica Leticia Marques Netto, sócia da área tributária do Machado Associados.
Nesta reportagem, o Descomplica PJ explica em detalhes o que fazer e como diante de um erro de preenchimento na NF-e.
Para começar, checagem dupla
O ideal, claro, é não errar. Portanto, a primeira orientação é: antes de transmitir e autorizar a nota, confira com atenção todos os dados, códigos e demais informações exigidas no preenchimento.
Leticia Marques Netto orienta revisar os dados do cliente, a descrição da operação, os valores, a classificação fiscal e as informações tributárias, incluindo IBS e CBS, quando aplicáveis.
E se a nota fiscal já foi emitida?
Depois de emitida e autorizada, a NF-e não pode simplesmente ser alterada. O caminho para corrigir um erro vai depender do tipo de informação preenchida incorretamente, alerta Sthefani Rocha, sócia-fundadora do escritório Reis Rocha Advocacia.
Quando se trata de um erro formal que não altera elementos essenciais da operação, é possível usar a Carta de Correção Eletrônica (CC-e). Ela é feita no próprio software de emissão de notas utilizado pela empresa ou pelos sistemas das Secretarias de Fazenda estaduais.
A CC-e, porém, tem limites claros. Ela não serve para corrigir informações que determinam o valor do imposto, como base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade de mercadoria ou valor da operação.
Também não permite corrigir dados cadastrais quando isso significa trocar o remetente ou o destinatário nem alterar a data de emissão da NF-e ou de saída da mercadoria.
Um exemplo simples: “Se houver um erro de digitação na razão social do destinatário, mas o CNPJ e o destinatário continuarem os mesmos, é possível corrigir”, diz o contabilista Helio Francisco Decreci. “Já informações que alterem a tributação não podem ser simplesmente modificadas por uma CC-e”.
Quando é preciso cancelar a nota?
Se o erro mudar a natureza da operação, o cancelamento é necessário. Imagine uma operação registrada como compra e venda quando, na verdade, deveria ser uma locação, exemplifica Sthefani.
O cancelamento também pode ser o caminho quando for preciso retirar ou acrescentar itens da nota. Mesmo nesses casos, não dá para simplesmente cancelar e emitir outra.
Para a NF-e, os especialistas afirmam que o prazo regular para o cancelamento é de 24 horas, no caso de mercadorias que ainda não circularam.
Decreci chama a atenção justamente para esse cuidado. “Se a mercadoria não saiu do estabelecimento, não circulou e não houve outro evento vinculado, o cancelamento pode ocorrer nesse prazo. E, então, a empresa emite a nota correta.”
É o caso, por exemplo, de uma empresa que percebe, logo depois de emitir a NF-e e antes de despachar a mercadoria, que informou uma quantidade ou um valor errado. Como esses dados não podem ser corrigidos por CC-e, o cancelamento e a emissão de uma nova NF-e são o caminho.
Agora, se a mercadoria já circulou ou se houve eventos vinculados ao documento, não é possível apenas cancelar a primeira nota e emitir outra como se a primeira operação não tivesse ocorrido. O procedimento dependerá do erro e do que efetivamente aconteceu com a mercadoria.
Decreci cita uma das possibilidades: “A empresa pode comunicar o erro ao cliente e, por exemplo, pedir que a mercadoria seja recusada e devolvida”. Tudo deve ser documentado, diz o contabilista, para o caso de o cancelamento da nota com uma nova emissão na sequência ser questionado pelo Fisco.
O que muda com a reforma tributária?
A lógica básica para corrigir uma nota não mudou. O que aumenta é a sua atenção necessária no preenchimento, já que os documentos fiscais passaram a incorporar informações relacionadas ao IBS e à CBS.
Para facilitar a vida de empresários como você durante essa adaptação, a Receita Federal lançou o Programa Nacional de Conformidade Tributária (PNCT). Ele prevê que o Fisco possa monitorar as informações e comunicar as empresas como a sua caso identifique inconsistências, para que elas façam os ajustes.
Essa comunicação, por si só, não representa o início de uma fiscalização. E o programa prevê um prazo legal de até 60 dias para a sua empresa regularizar os problemas apontados pela Receita se esse for o caso.
Agora, frisa Sthefani, se os ajustes não forem feitos após a comunicação, poderá ser instaurado um procedimento fiscal formal.
Como evitar novos erros?
Com tantos campos e códigos novos, a recomendação dos especialistas é que toda a responsabilidade não fique sobre você, empresário.
O sistema de emissão precisa estar atualizado e corretamente configurado, e o preenchimento deve ser conferido. “É importante que haja um contato direto do empresário com o contador e, quando necessário, orientação jurídica”, afirma Sthefani.
E há uma lição simples que vale para qualquer nota: “Se perceber o erro, não tente resolver no improviso”, orienta Leticia Marques Netto.
“Primeiro descubra o que aconteceu e qual procedimento se aplica. Depois, faça a correção pelo caminho adequado”.
O checklist básico para identificar o próximo passo envolve três perguntas:
• O erro é apenas formal ou muda valores, quantidade, tributação ou destinatário?
• A mercadoria já saiu do estabelecimento?
• A NF-e ainda está dentro do prazo de cancelamento?
Leticia Marques Netto recomenda que você procure o contador da sua empresa ou o seu advogado principalmente quando o erro envolver tributação, classificação fiscal, base de cálculo, benefícios fiscais, cancelamento fora do prazo ou operações mais complexas.
